يسلم المترشح لمكتب الجائزة (5) نسخ ورقية من السيرة الذاتية، و(5) صور شخصية، و(5) نسخ من البطاقة الشخصية.
يسلم المترشح لمكتب الجائزة (5) نسخ من العمل المقدم للترشح في مجال تحقيق التراث، و(5) نسخ ورقية لكل مقال بالإضافة إلى نسخة الكترونية لجميع المقالات في مجال المقالة، و(5) نسخ DVD للمسرحية في مجال الفرق المسرحية.
تضمين السيرة الذاتية للمحقق كافة الأعمال التي قام بها في خدمة التراث العماني، وللفرق المسرحية هيكلها التنظيمي ومشاركاتها والجوائز الجماعية والفردية التي حصلت عليها، ولكاتب المقال جميع المقالات التي نشرها مع توضيح تاريخ ومكان النشر وروابط المواقع الالكترونية.
تكون النسخ والوثائق المقدمة ملكًا لمركز السلطان قابوس العالي للثقافة والعلوم، ولا يحق للمترشح المطالبة بإعادتها.
يحق لمركز السلطان قابوس العالي للثقافة والعلوم لاحقا إعادة طباعة / نشر العمل الفائز والمشاركة به وتوزيعه في مختلف الفعاليات الثقافية والفنية والأدبية.
يجوز للفائزين بجائزة السلطان قابوس للثقافة والفنون والآداب أن يتقدموا لجائزة السلطان قابوس التقديرية للثقافة والفنون والآداب في الدورات القادمة.
أن تكون الفرقة المسرحية فرقة مسرحية أهلية مرخصة ويرفق ترخيص الفرقة المسرحية بمزاولة النشاط المسرحي الصادر من جهات الاختصاص.
أن تعبر المسرحية عن إحدى قضايا المجتمع العماني، وأن يكون العرض مكونًا من مسرحيين عمانيين في التمثيل والإخراج.
أن يكون نص المسرحية مجازًا من جهات الاختصاص، مع تقديم وتصوير المسرحية على خشبة مسرح، في مدة لا تقل عن (45) دقيقة ولا تزيد عن (75) دقيقة.
يسمح باستخدام الموسيقى التصويرية، والمؤثرات الصوتية العربية والعالمية في العرض المسرحي.
أن يتم تصوير العرض المسرحي بكاميرا واحدة فقط، دون تقطيع أو مونتاج ودون استخدام الجرافيكس أو أيّ تقنيات بصرية؛ عدا التقنيات الحية والمباشرة على خشبة المسرح.
ألّا يكون العرض المسرحي مونودراما أو ديودراما، أو من مسرح البانتومايم أو مسرح العرائس.